Ứng dụng Gantt Chart để quản lý dự án, công việc hiệu quả

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là một dạng biểu đồ thường được sử dụng để quản lý dự án, là một trong những cách phổ biến và hữu dụng để trình bày các hoạt động (nhiệm vụ hoặc sự kiện) được trình bày dựa trên thời gian. Phía bên trái của biểu đồ là danh sách các hoạt động và dọc theo phía trên là thời gian thích hợp. Mỗi hoạt động được biểu thị bằng một thanh dài, phản ảnh ngày bắt đầu, thời gian và ngày kết thúc, điều này cho phép bạn nhìn thấy trong nháy mắt:

Tên các hoạt động
Thời gian mỗi hoạt động bắt đầu và kết thúc
Hoạt động đó sẽ kéo dài trong thời gian bao lâu
Các trường hợp chồng chéo về thời gian giữa các hoạt động
Thời gian bắt đầu và kết thúc của cả dự án
Nhìn chung, Gantt chart hiển thị cho bạn việc gì cần phải hoàn thành hoạt động (activities) và khi nào cần hoàn thành (when)



Lịch sử ra đời biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt lần đầu tiên được công bố vào giữa những năm 90 của thế kỷ 18 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư và đồng thời là chủ một nhà máy thép ở miền nam Ba Lan, có quan tâm đến những ý tưởng quản lý và kỹ thuật. Tuy nhiên phải đến 15 năm sau, khi Henry Gantt, một kỹ sư và nhà tư vấn quản lý người Mỹ đã đưa ra phiên bản đồ thị của riêng mình thì dạng biểu đồ này mới trở nên phổ biến ở các nước phương tây. Chính vì vậy, người ta dùng tên của Henry Gantt để đặt tên cho biểu đồ này.



Chân dung Henry Gantt

Biểu đồ Gantt truyền thống được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu, mỗi khi dự án có thay đổi thì biểu đồ Gantt cũng cần được sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế lớn đối với việc ứng dụng biểu đồ Gantt. Tuy nhiên với sự ra đời của máy tính và các phần mềm máy tính, biểu đồ Gantt ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng.

Hiện tại, người ta sử dụng biểu đồ Gantt chủ yếu để theo dõi tiến độ dự án hoặc công việc. Biều đồ này còn có thể hiển thị thêm các thông tin về các nhiệm vụ khác nhau hoặc các giai đoạn của dự án, ví dụ như các nhiệm vụ liên quan đến nhau như thế nào, mỗi công việc đã tiến triển đến đâu, những nguồn lực được sử dụng cho từng nhiệm vụ…

Sử dụng Gantt chart quản lý dự án hiệu quả

Ứng dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án, công việc là phương pháp khiến thông tin trở nên trực quan và dễ nắm bắt hơn, tương tự như việc sử dụng bản đồ tư duy (Mindmap) để lên ý tưởng hay tạo lập kế hoạch. Chính bởi thế, bên cạnh việc hiển thị thông tin dự án dưới dạng lưới hay cửa sổ, phần mềm quản lý dự án SINNOVA-PM còn được tích hợp tính năng tạo biểu đồ Gantt tự động giúp người dùng kiểm soát tốt nhất mọi hoạt động, tiến độ cũng như nguồn lực cho dự án.

Để sử dụng tính năng hiển thị Gantt chart trong phần mềm quản lý dự án SINNOVA-PM, chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản sau:

Đầu tiên, tại Mô đun Dự án, ấn vào nút mở rộng, ở đây có hai sự lựa chọn là Gantt và Gantt theo dự án. Hai mục này khác nhau ở điểm, trong khi mục Gantt cho phép hiển thị biểu đồ Gantt đối với tất cả các dự án thì Gantt theo dự án lại chỉ hiển thị biểu đồ Gantt với một dự án duy nhất (bao gồm các công việc con thuộc dự án)



Bước 2: Trong trường hợp chọn Gantt, cửa sổ hiện lên sẽ có dạng như hình dưới, với các thông tin cơ bản về dự án như nguồn lực, ngày bắt đầu và kết thúc, số ngày thực hiện, tiến độ thực hiện dự án, người dùng cũng có thể tùy chọn hiển thị theo ngày, tuần, tháng, hoặc quý sao cho thuận tiện nhất.



Khi di chuyển con lăn về phía bên phải, có thể thấy biểu đồ Gantt được trình bày rất sinh động và trực quan, thanh ngang màu tối phía bên trong các thanh đỏ thể hiện phần trăm dự án đã hoàn thành. Tên người phụ trách dự án, công việc được hiển thị ngay cạnh các thanh dự án.



Mặt khác, trong trường hợp chọn lựa xem Gantt theo dự án, của sổ hiện ra sẽ có chút khác biệt bởi mục này sẽ chỉ hiển thị Gantt cho một sự án cụ thể. Các mũi tên đầu dòng thể hiện đây là các mức công việc con (công việc chi tiết) thuộc dự án đó. Càng có nhiều mũi tên đầu dòng chứng tỏ công việc đó càng đi sâu vào chi tiết.



Tương tự, sau khi di chuyển con lăn về phía bên phải, sẽ thấy ngay các thanh ngang đặc trưng của dạng biểu đồ Gantt. Đặc biệt các mũi tên đỏ sẽ chỉ cho ta thấy các công việc có ràng buộc lẫn nhau.



Biểu đồ Gantt còn được ứng dụng ở nhiều sản phẩm phần mềm mang thương hiệu SINNOVA như Giải pháp ERP (SINNOVA-ERP)ản lý văn phòng (SINNOVA-OFFICE), phần mềm quản lý dự án đầu tư (Quản lý dự án)..vv. Bằng việc tích hợp những tính năng, tiện ích tưởng chừng rất nhỏ như Gantt Chart, Timesheet, Sao chép,…SINNOVA hi vọng mang có thể lại nhiều sự thuận tiện và hữu ích nhất đến với khách hàng.
Ngoài ra còn có các phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý khác. Bạn có thể truy cập vào đây.
http://www.sinnovasoft.com/san-pham/phan-mem-quan-ly-beauty-salon-sinnova-salon
http://www.sinnovasoft.com/san-pham/phan-mem-quan-ly-nguon-nhan-luc-sinnova-hrms
http://www.sinnovasoft.com/san-pham/phan-mem-quan-ly-du-an-sinnova-project
http://www.sinnovasoft.com/san-pham/giai-phap-tong-the-doanh-nghiep-sinnova-erp
http://www.sinnovasoft.com/san-pham/phan-mem-quan-ly-quan-he-khach-hang-sinnova-crm
http://www.sinnovasoft.com/ho-tro/Demos